Prevenção de riscos da terceirização

Como prevenir passivo de empresas tomadoras e prestadoras de serviço por meio da gestão de terceiros. Seus desafios e o incremento do uso de inteligência Artificial (IA).

A gestão de risco da terceirização, também denominada Gestão de Terceiros, é uma prática já consolidada no mercado, que consiste no monitoramento, por parte da empresa tomadora de serviços, do cumprimento das obrigações trabalhistas, previdenciárias e de saúde e segurança dos trabalhadores de empresas prestadoras de serviço. É um tema que merece atenção de parte de tomadores e prestadores de serviço

Mas qual o nível de maturidade da gestão de terceiros na minha empresa? O que faço é suficiente para evitar passivo? Está alinhada as melhores práticas de mercado?

São perguntas importantes pois a gestão de terceiros está em constante evolução. Em seus primeiros passos, nos anos 2000, os documentos trabalhistas, previdenciários e de SST eram impressos em papel, disponibilizados às tomadoras e arquivados. Posteriormente passaram a ser entregues em disquetes, CDs, pen drives, e no auge da tecnologia, da época, em imagem ou PDF por e-mail. Posteriormente, com o surgimento dos softwares de gestão de terceiros, houve um primeiro salto em relação ao processo de monitoramento documental com o fornecimento da documentação por meio digital em softwares específicos.

Seguindo a evolução o que chamo de 3ª revolução em gestão de terceiros é recente, e está baseada no incremento de automação e IA, que permite análise eficiente de todos os terceiros, sem necessidade de amostragem e em menor tempo.

Porém, a gestão de risco da terceirização não se limita a forma de entrega e análise documental. É necessária uma visão mais abrangente, baseada em efetivo planejamento para enfrentar os desafios atuais.

Portanto, as melhores práticas de gestão de terceiros apontam para a adoção das empresas das seguintes etapas:

1. Diagnóstico: entendimento do cenário de contratação, contratos, riscos habituais, documentos solicitados e metodologia de gestão de terceiros;
2. Planejamento: identificar as oportunidades de melhoria para que o processo preventivo esteja aderente as melhores práticas de mercado, como revisão de check list, adoção de mapas de risco, utilização de IA, dentre outros;
3. Criação de políticas e manuais: importante a criação ou revisão de normas para direcionar o gerenciamento de riscos na empresa, em harmonia com as demais políticas da empresa;
4. Treinamento: capacitar gestores sobre como evitar riscos com a terceirização;
5. Tecnologia: implantar ou revisar as metodologias e ferramentas adotadas que sejam mais aderentes para as necessidades e gestão de terceiros na empresa, com a utilização de automação e IA;
6. Acompanhamento: visão de permanente acompanhamento de processos, situações práticas, alterações legislativas, mudanças nos negócios que impactem no gerenciamento de risco dos terceiros.

A práticas acima são, conforme a minha experiência, como pioneiro no tema, os meios eficazes para tratarmos dos desafios atuais da gestão de terceiros, em seus mais diversos aspectos como: complexidade da legislação; equilíbrio econômico dos contratos; matriz de risco de fornecedores, proteção de dados, marketplace, aderência, conformidade, aplicação de penalidades, dentre outros.

Concluindo, em um cenário de incremente de ações trabalhistas, em termos de volume e valor dispendido; de busca de maior segurança jurídica, em temas como pejotização; e em meio aos impactos de uma reforma tributária na contratação dos serviços, tenho plena convicção que as empresas devem focar na revisão de seu processo de gestão de terceiros, como uma visão global de ecossistema, visando processos mais seguros com visão preventiva.

Adriano Dutra-Advogado e especialista em gestão de terceiros